Dans un contexte économique où les petites et moyennes entreprises (PME) cherchent constamment à accroître leur rentabilité et leur compétitivité, la réduction des dépenses associées aux abonnements SaaS peut s’avérer être une solution efficace afin de réaliser des économies. Le présent article explore diverses astuces et approches innovantes pour minimiser ces coûts tout en assurant un niveau élevé de performance et de fonctionnalités pour les PME.
Analyse des besoins en termes de SaaS au sein de l’entreprise
Pour optimiser au mieux les coûts liés aux logiciels Software-As-A-Service (SaaS), il est essentiel d’établir clairement quels sont les besoins réels en matière de SaaS au sein de chaque organisation. Une cartographie précise des logiciels utilisés permettra ainsi d’identifier les applications redondantes ou inutiles. Cette étape initiale garantira ensuite la sélection de solutions SaaS adaptées aux spécificités de chaque PME et évitera ainsi la multiplication des abonnements et des licences peu ou pas utilisées.
Des outils de simulation et de comparaison sont également à disposition des entreprises pour comparer différents modèles d’abonnement et déterminer la meilleure option en termes de rapport qualité-prix.
Étude des concurrents
Il est toujours judicieux de jeter un œil sur ce que font les autres acteurs du marché. Ainsi, observer les choix en matière de SaaS réalisés par des concurrents similaires ou des PME du même secteur d’activité peut s’avérer formateur.
Négociation et optimisation des contrats SaaS
Une fois les besoins clairement identifiés et le bon modèle d’abonnement sélectionné, il est important de négocier avec les éditeurs de logiciel SaaS pour obtenir les meilleures conditions tarifaires possibles. Les techniques de négociation peuvent inclure :
- Demande de réductions pour l’achat de licences groupées ou de forfaits multi-utilisateurs
- Suggestions d’options de paiement flexibles telles que le paiement à l’utilisation ou au nombre d’utilisateurs
- Anticipation des besoins futurs pour obtenir une variété de produits ou services supplémentaires en option (ou remises) moyennant un engagement contractuel sur plusieurs années.
Mise en place d’une politique de gestion des abonnements SaaS
Une politique de gestion rigoureuse et régulièrement mise à jour est essentielle pour garantir un suivi efficace des coûts liés aux abonnements SaaS. Elle doit notamment prévoir :
- Un inventaire des abonnements et des services associés, régulièrement mis à jour afin de détecter les dépenses inutiles, les renouvellements automatiques indésirables ou les abonnements expirés depuis longtemps
- Des règles claires concernant les processus de demande, d’approbation et de suivi des abonnements SaaS
- Un monitoring efficace des coûts liés aux SaaS grâce à des tableaux de bord permettant d’accéder facilement aux informations pertinentes pour la prise de décisions financières.
Automatisation des tâches et usage d’outils partagés
Pour compléter l’optimisation des coûts liés aux abonnements SaaS, il peut être pertinent pour certaines entreprises de mettre en place une approche collaborative incluant la mutualisation d’outils et de services entre les différentes entités de l’organisation (services, départements…).
L’usage d’outils partagés favorise également l’économie d’échelle et permet ainsi un meilleur contrôle du budget dédié aux nouvelles technologies.
Rationalisation des coûts d’acquisition et achats groupés
Dans le domaine des achats indirects ou de démarrage de PME, une solution avantageuse consiste à réduire les coûts d’acquisition de SaaS en privilégiant les achats groupés. Ainsi, plusieurs entités peuvent réaliser des économies substantielles en optant pour des services identiques ou similaires avec un modèle de revenu unique et global.
En somme, faire preuve de stratégies innovantes et rigoureuses dans la gestion des abonnements SaaS permet de réaliser des économies sans sacrifier la performance et les fonctionnalités offertes aux PME. Une attention particulière portée à la cartographie et la négociation des contrats logiciels ainsi qu’une approche collaborative et automatisée pourront contribuer à réduire significativement les coûts liés aux outils SaaS.